Problema: Una empresa del Sector Metalmecánico, líder a nivel nacional, con oficinas de distribución propias en todo el país, necesita una forma efectiva de trabajar con los datos generados por su área de finanzas y que le permita generar información financiera de forma rápida y oportuna para la toma de decisiones. Esta empresa no tenía en realidad una forma efectiva de trabajar con datos generados por su área de finanzas.
Manejaba una herramienta para la generación de los reportes auxiliares de contabilidad lenta y poco flexible, y existía la dependencia de una persona de sistemas para poderlos generar manualmente, por lo que el tiempo de respuesta para entregar información financiera era muy lento y no era oportuno para la toma de decisiones.
El personal de finanzas tomaba gran parte de su tiempo en la generación de los reportes, dejando muy poco para el análisis de la información, además de proporcionar la información hacia las otras áreas de la empresa, mediante reportes impresos.
Todo esto llevaba a que el cierre contable de la empresa se realizara en 3 días hábiles después del último día del mes, en los cuales se capturaba gran parte de la información de todo el mes.
Solución: La empresa requería de una herramienta para agilizar sus tareas, y optó por implementar un software de Inteligencia de Negocios que fuera amigable y sencilla de utilizar para el usuario final y que además permitía elaborar informes y análisis más completos y especializados. Adicionalmente, dicha herramienta les permitía:
- Tener un menú con sus reportes financieros predefinidos.
- Además, una vez abierto un reporte, tenían la capacidad de hacer Drill Down, (ver con un clic a un dato, todos los datos que lo componen, tanto en valor como en categorías, etc.), y establecer filtros para analizar la información fácil y rápidamente.
- Con un solo clic podían ejecutar un reporte que les mostrara el detalle de las transacciones de acuerdo a los filtros que tenían seleccionados.
Desde que se implementó el software de Inteligencia de Negocios la empresa cliente cambió su cultura organizacional en la forma de analizar los estados financieros de la empresa, ya que la información se encontraba actualizada 3 veces al día. Además, y con el uso de las herramientas de Inteligencia de Negocios, podía ser consultada electrónicamente de tal manera que todos los movimientos se reflejaban en los reportes financieros, prácticamente en el momento en que se generaban, sin requerir de la asistencia del personal de sistemas.
La información ya no se entregaba en papel a los responsables de los diferentes departamentos, ya ellos tenían la posibilidad de consultarla y analizarla en el momento.
El tiempo de respuesta de generación de reportes auxiliares de contabilidad se disminuyó considerablemente llevando a que el cierre contable se realizara a las 12:00 p.m. del primer día hábill del mes.
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