Problema: Una empresa líder en el sector de venta directa de cosméticos a nivel nacional, con más de 1.200 empleados repartidos en dos plantas, necesita acceder fácilmente tanto a la información financiera como comercial, que se encuentra fragmentada y atomizada en hojas Excel, para poder tomar decisiones acertadas y a tiempo, se enfrentaba principalmente con los siguientes problemas:
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Dificultad para acceder a la información.
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Toma de decisiones fuera de tiempo.
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Cada área de la empresa analizaba de forma diferente los indicadores del negocio.
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Falta de datos consolidados.
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"Islas" de información Excel.
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Información incompleta y sin jerarquizar.
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Falta de una herramienta ágil para visualización.
Todo ello creaba incoherencias en la toma de decisiones y necesidades muy altas del uso de los recursos del Departamento de Sistemas, el cual, debido a la necesidad de información de los usuarios, aumentaba en personal, máquinas, y horas extra. Esto provocaba toma de decisiones tardías, debido a:
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Imposibilidad de obtener la información en el momento preciso.
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La información mas relevante estaba "escondida" en distintos pc`s de la organización.
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Los procesos informáticos eran muy lentos debidos a las consultas realizadas por los distintos usuarios, sin orden ni procedimiento.
Solución: Se diseñó, desarrolló e implementó un Sistema de Información Ejecutiva para el Área Comercial y el Área de Marketing. Se definieron envíos automáticos de información vía email de archivos generados con herramientas Inteligencia de Negocios,todo de manera automática. Se elaboraron los cubos necesarios para que los analistas de cada área pudieran elaborar toda una batería de informes, de tal forma que cada día esos informes fueran renovados de manera automática, y estuvieran disponibles para todos los directivos y responsables de tomas de decisión basados en información de le empresa.
Se implementaron 2 cuadros de mando, operativos para cada una de las áreas, que permitían el control por indicadores de cada área, y daban la posibilidad de ahondar en cada indicador hasta descubrir las causas y composiciones de cada valor en segundos.
Se integraron todas las hojas Excel dispersas de la organización, de tal manera que los usuarios las mantenían, pero además integraban toda esta información, (previsiones, gastos, objetivos, etc) con la proveniente del sistema de gestión.
Los resultados principales fueron:
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Se logró tener información para la toma de decisiones en tiempo y forma oportunos.
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Reducción al mínimo del uso de plantillas Excel susceptibles a manipulación o integración de las mismas en los cubos OLAP.
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Reducción sustancial de horas hombre en la preparación de informes.
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Liberación del personal de sistemas a tareas más acordes con el área.
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Incremento de productividad.
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Mejora en la calidad de datos.
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Reducción de costos.
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